公文资料（再也不怕公文格式题了！）

第一节 公文格式根据公文载体的不同，分为文件格式、信函格式、电报格式、命令格式、纪要格式等。

公文格式要素：含附件说明、附件、抄送机关、发文机关署名、页码等。

  版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三个部分。

  版头：公文首页红色分隔线以上部分。

  主体：公文首页红色分隔线（不含）以下，公文末页首条分隔线（不含）以上部分。
  版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上部分
  页码位于版心外
（一）版头
版头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。

1.份号：公文印制份数的顺序号。
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，如“000015”，表示此份文件是该文总印数中的第15份。
顶格编排在版心左上角第一行。
说明：便于印数较多的普发性下行文有控制地分发。涉密公文应当标注份号。
PS：并不是所有公文都需编制份号（如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号）。

2、 密级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
  顶格编排在版心左上角第二项。
  秘密分为秘密、机密和绝密三种。标志为正红色“★”。“★”前标密级，后标期限。如“机密★20年”，绝密、机密、秘密间不空格。如果只标密级不标保密期限，绝密、机密、秘密两字之间空一字。   【“绝密”是指最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是指重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。“秘密”是指一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。】
  【保密期限除另有规定外，“绝密”级不超过30年，“机密”不超过20年，“秘密”不超过10年。】
3、紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。使受文机关明确公文处理的时间要求。
   根据紧急程度，紧急公文分别标注“特急”、“加急”；
   紧急电报分为：特提、特急、加急、平急。
   如需标注，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列

4、发文机关标识：表明公文的作者，发文机关制作公文时使用的、规范版式的文件版头，通常称“文头”。
①公文版头部分的核心，居中红色套印在文件首页上端。
②发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关称谓（发文机关全称或规范化简称）后加“文件”二字，如“中共中央文件”、“国务院文件”、“××乡人民政府文件”等；二是发文机关全称或规范化简称。
③联合行文时，可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前（分行连续标注联署发文机关）；也可以单独用主办机关名称。如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号：发文机关按照发文顺序编排的序列号，发文机关代字+年份+序号。
   ①置于在发文机关标志下空二行位置，居中排布。（如是上行文，则居左空一字编排，与右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。）
   ②年份、序号用阿拉伯数字标注；中办发﹝1998﹞5号。年份用写全的阿拉伯数字，并用六角括号〔〕括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
【联合行文：只标注主办机关的发文字号。】
【标准格式：中办发﹝1998﹞5号，错误的字号如：中办发﹝98﹞5号、中办发﹝1998﹞05号、中办发﹝1998﹞第5号、﹝1998﹞中办发5号、中办发（1998）5号等。】


6、签发人：上报公文中批准签发的领导人姓名。
①由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。
②如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人对齐。
【上行文必须标注签发人姓名（机关主要负责人）。如果是“请示”，还应当在主体部分的附注处注明联系人的姓名和联系电话。】
【 签发人一般只在上行文使用。】
【签发人位置编排：
（1）单一机关或两个机关联合行文：签发人与发文字号同处一行，右空一字。
（2）三个及三个以上机关联合行文：发文机关标志下空二行编排“签发人”，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字；多个签发人，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐


二、公文主体部分
包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
                 
XXX关于XXXXXX的通知
XXXXXXXX:
 
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。
1.标题：对公文主要内容准确、简要的概括。
（1） 一般由“发文机关名称+事由+文种”组成。在写作实践中，公文标题构成的情况较为复杂，正常一份完整式标题，三要素是俱全的，如“国务院关于进一步加强企业安全生产工作的通知（国发﹝2010﹞23号）”；在公布类的公文（如公告、通告）标题中，有时可以省略事由，直接由发文机关和文种构成标题，如《江苏省国税局通告》、《中华人民共和国外交部公告》等。
【公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项】
（2）一般用2号小标宋，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形）。
（3）三个以下机关联合行文时，应列出所有发文机关的名称；
（4）公文标题中：除法规名称加书名号外，一般不用标点符号。


【璧尘提醒:
     写作时要注意语言措辞的准确简要，不加修饰成分。
     在转发类公文中，可能会有几个关于出现，一般保留一个引导具体事由而不是引导转发关系的那个“关于”。如：《南京市财政局（关于）转发江苏省财政厅（关于）转发财政部关于提高离退休人员福利待遇的通知（的通知的通知）》，括号内的文字都是可以省略的。】

2、主送机关：要求公文予以办理或答复的主要受理机关。
①应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。【同类型机关统称：如各区（市）县政府；使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确】
②编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
③璧尘提醒：上行文一般只写一个主送机关，其中请示、批复和函等文种只能有一个。下行文，一般写给直属下级。普发性下行文，主送机关多，一般使用泛称，如“县直各党（工）委”。面向机关全体人员或者社会群体的，或者公务是周知的、重大的公布性公文，常常不写主送机关。如果主送机关名称过多使得公文首页不能显示正文时，应当将主送机关移至版记中的“主题词”之下、“抄送机关”之上，标识方法与抄送相同，写作“主送：——”，从而保证公文首页有正文。
3、公文正文：是公文的主体和核心所在，公文正文表述公文的具体内容。
①通常分导语、主体和结束语。
②公文首页必须显示正文。、
③编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
④文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体。
4、附件说明：公文附件的顺序号和名称。
①公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上的不便，需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。
②公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。附件是随同公文一起发出的文字材料，在转发类公文中，附件（被转发的公文）是该公文的核心内容。
③如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×× × × × ”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。


5、发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。
（1）加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端中、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文：一般将各发文机关署名按照发文机关顺序排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。




（2）不加盖印章的公文
单一机关行文：在正文（附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文：应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（正常署名方式，即发文机关署名长于成文日期）

□□XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX。 □□XXXXXXXXXXXX。（正文结束）                          X X X X X X X X X X X X X X□□                          □□2012年7月1日

（成文日期长于发文机关署名）

□□XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX。 □□XXXXXXXXXXXX。（正文结束）                                           X   X X X                                        2012年7月1日□□

（3）加盖签发人签名章的公文
    单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
   联合行文时：应先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
    签名章一般用红色。

（4）成文日期中的数字
由阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），如2014年8月8日。
【公文成文时间：以负责人签发的日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）；经会议讨论通过的公文，以正式通过日期为准；电报以发出日期为准。】
【印章：①有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。②联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章】
（5）附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
 “请示”件必须在主体部分的“附注”处注明联系人及联系电话。

□□XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX。 □□XXXXXXXXXXXX。（正文结束）                                           X   X X X                                        2012年7月1日□□ □□（联系人：X X X，电话：X X X X）

（6）附件:公文正文的补充、说明或参考资料。
    附件应当另面编排，并在版记前，与公文正文一起装订。
“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。    
    如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。如“成府发﹝2012﹞12号附件1”。
【附件：是正文的有机组成部分，同正文具有同等效力。
附件位置：“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。如有多个附件，必须紧跟附件顺序号，顺序号无须加冒号】


三、公文版记部分：置于抄送机关及以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。
   PS：如果附件是被转发的文件，该文件也有版记，转发文件还是应标识自己的版记。    


1、抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。
①如有抄送机关，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加前角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

□抄送：X X X X, X X X X, X X X X, X X X X,   X X X X, X X X X , X□       X X X X。

□X X X X                             2012年 7月 1日 印发□

②如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关，又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
③公文的抄送范围应当严格按照工作需要确定，不能滥抄也不能错抄和漏抄。    

2. 印发机关和印发日期
 印发机关：公文的印制主管部门。 印发时间：公文的付印时间。
  印发机关和印发日期，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

□抄送：X X X X, X X X X, X X X X, X X X X,   X X X X, X X X X , X□       X X X X。

□X X X X                             2012年 7月 1日 印发□

PS：版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分分隔线隔开。
四：民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
例题：下列公文格式的表述中，正确的有（B、C）
A.主送机关即受文机关
B.印发机关指发文机关的办公部门
C.发文字号由发文机关代字、发文年度、发文序号组成
D.附件是附在正文之后的文件、材料，每个文件都有附件
[解析]
受文机关包括主送机关、抄送机关，其中主送机关是对公文负有主办或答复责任的机关，抄送机关是除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关，所以A错。印发机关是指公文的印制主管部门，一般为发文机关的办公厅（室）或文秘部门，即办公部门，所以B对。附件是正文的补充材料或参考材料，是公文的重要组成部分，但不是所有的公文都有附件，所以D错。